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Vay Software

IT-Betreuung

Ihre IT, gut betreut.

Für Unternehmen jeder Größe, vom Einzelbüro bis zum Mittelstand – etwa Steuerkanzleien, Praxen, Apotheken und Handwerksbetriebe. Wir übernehmen E-Mail, Datensicherung, Updates und Netzwerk, damit Sie sich auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können. Feste Pakete mit klarem Leistungsumfang. Den Preis nennen wir nach dem Erstgespräch.

Kostenloses Erstgespräch

Pakete

Einmal einrichten – oder laufend betreuen.

Jedes Paket ist einzeln buchbar. Ein guter Einstieg ist der IT-Check: Danach wissen Sie, was wirklich nötig ist. Fernwartung deutschlandweit, vor Ort im Raum Koblenz, darüber hinaus nach Absprache.

Einmalig

IT-Check vor Ort

Ein Termin bei Ihnen vor Ort – für ein Büro mit wenigen Arbeitsplätzen etwa zwei bis drei Stunden. Anschließend erhalten Sie einen kompakten, verständlichen Bericht mit Ampelbewertung je Bereich und klaren Prioritäten: was sofort, was bald und was später zu tun ist.

Wir prüfen
  • E-Mail: SPF, DKIM, DMARC, eigene Domain
  • Datensicherung – und ob die Rücksicherung funktioniert
  • Updates von PCs und Routern, Virenschutz
  • Passwörter, Zwei-Faktor-Anmeldung, Admin-Rechte
  • WLAN, Router und Gastnetz
  • Geräteliste und Notfallplan: Ist geregelt, wer bei einem Ausfall hilft?
Nicht enthalten: die Behebung der Befunde – dafür erhalten Sie ein eigenes Angebot. Der Check ist keine Zertifizierung und kein Penetrationstest.
Preis nach Erstgespräch

Einmalig

E-Mail-Sicherheit

SPF, DKIM und DMARC sind drei DNS-Einträge für Ihre Domain. Sie schützen vor gefälschten E-Mails in Ihrem Namen und verbessern die Zustellung beim Empfänger. Google und Yahoo verlangen seit 2024 von allen Absendern SPF oder DKIM.

Leistungsumfang
  • SPF, DKIM und DMARC einrichten und testen
  • DMARC zunächst im Beobachtungsmodus, damit keine legitimen E-Mails verloren gehen
  • Kontrolle nach einigen Wochen, danach schrittweise strengere Regeln
Nicht enthalten: der Umzug von Postfächern und die laufende Auswertung der DMARC-Berichte (Teil der Betreuung M und L).
Preis nach Erstgespräch

Einmalig

Eigene E-Mail-Domain & Umzug

Für Unternehmen, die noch eine kostenlose E-Mail-Adresse nutzen oder den Anbieter wechseln möchten. Mit eigener Domain treten Sie professionell auf – und Ihre Adresse bleibt auch bei einem späteren Anbieterwechsel erhalten.

Leistungsumfang
  • Domain anbinden, Adressen anlegen
  • Bestehende E-Mails übernehmen, Smartphone und PC einrichten
  • Auch größere Umzüge zu Microsoft 365 oder Google Workspace – mit Kalendern, Kontakten, Freigaben und Einweisung
  • E-Mail-Sicherheit direkt mit eingerichtet
Nicht enthalten: Lizenzen für Microsoft 365 oder Google Workspace.
Preis nach Erstgespräch

Einmalig

Datensicherung 3-2-1

Drei Kopien Ihrer Daten auf zwei verschiedenen Medien, eine davon außer Haus – wie vom BSI empfohlen. Zum Beispiel ein NAS im Büro und eine verschlüsselte Kopie in einem Rechenzentrum in Deutschland.

Leistungsumfang
  • Datensicherung planen und einrichten
  • Praxistest: Funktioniert die Rücksicherung?
  • Notfallblatt: Was bei Datenverlust zu tun ist
  • Laufende Überwachung in jeder Betreuung S, M und L
Nicht enthalten: Geräte (zum Beispiel ein NAS) und Speicherplatz.
Preis nach Erstgespräch

Monatliche Betreuung

Wir überwachen Ihre IT laufend und reagieren früh auf Warnungen. Der Preis richtet sich nach der Zahl der Arbeitsplätze – wir nennen ihn nach dem Erstgespräch.

S

Monatlich

Basis

Überwachung und Pflege Ihrer Systeme. Hilfe bei Störungen rechnen wir nach Aufwand ab.

Leistungsumfang
  • Überwachung: Updates, Virenschutz, Speicherplatz, Warnungen
  • Updates für Betriebssystem und Programme
  • Tägliche Kontrolle der Datensicherung
  • Rücksicherungstest einmal im Jahr
  • Kurzbericht einmal pro Quartal
  • Fester Ansprechpartner
Preis nach Erstgespräch
M

Monatlich

Betreuung

Alles aus S – Hilfe per Fernwartung ist inklusive.

Zusätzlich zu S
  • Hilfe per Fernwartung inklusive, in angemessenem Umfang
  • E-Mail-Sicherheit: Auswertung der DMARC-Berichte
  • Rücksicherungstest zweimal im Jahr
  • Monatlicher Bericht
  • IT-Dokumentation: Geräte- und Zugangsliste
Preis nach Erstgespräch
L

Monatlich

Rundum

Alles aus M, dazu regelmäßige Termine vor Ort und die Betreuung Ihres Servers.

Zusätzlich zu M
  • Ein Termin vor Ort pro Quartal
  • Betreuung eines Servers oder NAS
  • Rücksicherungstest einmal pro Quartal
  • Jahresgespräch zur weiteren Planung
Preis nach Erstgespräch

Nicht in den Paketen enthalten: Hardware, Lizenzen und größere Projekte wie neue Arbeitsplätze oder ein Netzwerk-Umbau – dafür erhalten Sie ein eigenes Angebot. Fachsoftware wie DATEV oder Ihre Praxissoftware betreut weiterhin der Hersteller.

Worauf Sie sich verlassen können

Ihre Daten, Ihre Entscheidung.

Server in der EU, Datensicherung in Deutschland

Unsere Server verwalten wir selbst – gemietet bei einem deutschen Anbieter, in einem Rechenzentrum in der EU. Die externe Kopie Ihrer Datensicherung liegt in einem Rechenzentrum in Deutschland.

DSGVO und Verschwiegenheit

Vor Beginn der Zusammenarbeit schließen wir mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Gegenüber Kanzleien und Praxen verpflichten wir uns zusätzlich schriftlich zur Verschwiegenheit.

Verschlüsselt

Die Fernwartung läuft verschlüsselt über unseren eigenen Vermittlungsserver – ohne Umweg über Dienste Dritter. Die externe Kopie Ihrer Datensicherung wird verschlüsselt gespeichert.

Sie behalten die Kontrolle

Jede Fernwartungssitzung geben Sie selbst frei und können jeden Schritt am Bildschirm verfolgen. Für Überwachung und Updates in der Betreuung installieren wir in Absprache mit Ihnen ein kleines Hintergrundprogramm.

Feste Ansprechpartner

Sie sprechen mit denselben Personen, die Ihre IT kennen – ohne Hotline und ohne Warteschleife.

Verständlich

Berichte und Angebote in klarer Sprache. Vor jedem Auftrag erhalten Sie schriftlich, was wir tun und was es kostet.

So arbeiten wir

Vom Erstgespräch bis zur laufenden Betreuung.

  1. Erstgespräch

    Kostenlos und unverbindlich: Sie schildern Ihre Situation, wir fragen gezielt nach – ohne Fachjargon.

  2. IT-Check

    Wir prüfen Ihre IT vor Ort. Sie erhalten einen kompakten Bericht mit Ampelbewertung und klaren Prioritäten.

  3. Angebot

    Sie erhalten ein schriftliches Angebot mit festem Umfang und Preis. Wir beginnen erst nach Ihrer Zusage.

  4. Umsetzen & betreuen

    Wir setzen die vereinbarten Maßnahmen um und betreuen Ihre IT auf Wunsch laufend: Updates, Datensicherung und Hilfe bei Störungen.

    fortlaufend

Häufige Fragen

Kurz beantwortet.

Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns.

Was kostet die IT-Betreuung?

Der Preis richtet sich nach der Zahl der Arbeitsplätze und Ihrer vorhandenen IT. Deshalb nennen wir ihn nach dem Erstgespräch – schriftlich und vor Beginn der Arbeiten. Anfrage und Erstgespräch sind kostenlos und unverbindlich.

Für welche Unternehmen ist das Angebot gedacht?

Für Unternehmen jeder Größe mit Büro-IT – vom Einzelbüro bis zum Mittelstand mit mehreren Standorten. Zum Beispiel für Steuerberater, Anwälte und Notare, Arzt-, Zahnarzt- und Physiopraxen, Apotheken, Büros und Handwerksbetriebe. Fernwartung ist deutschlandweit möglich; vor Ort sind wir im Raum Koblenz tätig, darüber hinaus nach Absprache.

Wir arbeiten mit DATEV oder einer Praxissoftware. Betreuen Sie diese auch?

Für die Fachsoftware selbst bleibt der Hersteller zuständig. Wir betreuen die Umgebung, in der sie läuft – PCs, Netzwerk, Drucker, E-Mail und Datensicherung – und stimmen uns bei Bedarf direkt mit dem Hersteller ab.

Wie gehen Sie mit Datenschutz und Schweigepflicht um?

Bei unserer Arbeit können wir Einblick in personenbezogene Daten erhalten. Deshalb schließen wir vor Beginn einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit Ihnen. Kanzleien und Praxen sind Berufsgeheimnisträger – hier verpflichten wir uns zusätzlich schriftlich zur Verschwiegenheit (§ 203 StGB).

Wie läuft die Fernwartung ab?

Wir verbinden uns verschlüsselt mit Ihrem Rechner, sobald Sie die Sitzung freigeben. Sie können jeden Schritt am Bildschirm verfolgen. So lassen sich viele Anliegen ohne Termin vor Ort erledigen.

Müssen wir sofort einen Betreuungsvertrag abschließen?

Nein. Sie können mit dem IT-Check oder einem einzelnen Paket wie der E-Mail-Sicherheit beginnen. Die monatliche Betreuung ist ein eigener, optionaler Schritt.

Außerdem

Software, Apps und Webseiten.

Neben der IT-Betreuung entwickeln wir individuelle Lösungen für Ihr Unternehmen. Mehr dazu unter Schwerpunkte.

Entwickeln

Software nach Maß

Web-Anwendungen, interne Werkzeuge und Schnittstellen – zugeschnitten auf Ihre Abläufe.

iOS · Android

Apps für iOS und Android

Von der Idee bis zur Veröffentlichung in App Store und Play Store – und danach mit regelmäßigen Updates.

Web

Webseiten

Bestehende Webseiten modernisieren – HTTPS, Hosting, Inhalte und Darstellung auf dem Smartphone – oder neu erstellen und dauerhaft pflegen.